Office Manager I Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

TOURISMUSPROJEKTE & VIP -KUND:INNENBETREUUNG

Du liebst es, wenn organisatorisch alles perfekt läuft und wenn Menschen sich wirklich willkommen
fühlen? Dann passt du genau zu uns: Wir sind ecoTECTURA – ein Architektur- und Planungsbüro in Flachau für Hotel-, Gastronomie- und Tourismusprojekte. Nachhaltigkeit, Design, Qualität und echte
ökologische Verantwortung sind bei uns keine Schlagworte – sie sind unser Standard.
Für unser Büro suchen wir ab sofort eine Office-Allrounder: in, die unserer Geschäftsführung und
dem Team administrativ den Rücken freihält und auch die Kund:innen & Gästebetreuung übernimmt.

Deine Aufgaben

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt sie in allen organisatorischen, administrativen und buchhalterischen Belangen: Du planst,koordinierst, priorisierst, führst aus und denkst proaktiv mit.
• Als kompetente Servicedrehscheibe im Front-Office bist du die erste Anlaufstelle für das Team und unsere Kund:innen.
• Du managst Termine, E-Mails, die Telefonzentrale und alle administrativen Abläufe, auch zu Angeboten, Verträgen, Lieferanten etc.
• Du bereitest Meetings vor und nach (z. B. Dokumente, Recherchen, Präsentationen), organisierst Reisen und Events.
• Du übernimmst den Empfang und die Betreuung unserer Kund:innen.
• Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten zählen ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich (z.B. Ausgangsrechnungen, Mahnwesen, Schnittstelle zur Steuerberatung).
• Du arbeitest bei internen Projekten mit, z. B. Digitalisierung und KI, und unterstützt operativ im Marketing.
• Du stellst eine gute Dokumentation und Struktur sicher und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.

Dein Profil

• Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit und magst eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit.
• Du arbeitest gerne, bist motiviert, strahlst Freude, Herzlichkeit und Ruhe aus und trittst sicher und professionell auf.
• Dein Organisationstalent, deine genaue und strukturierte Arbeitsweise sowie Diskretion und Gewissenhaftigkeit zeichnen dich besonders aus.
• Dein Service-Mindset ist VIP-tauglich, gleichzeitig bist du bodenständig.
• Du bringst dich sehr gut ins Team ein (#we, not ego), packst mit an und wir können uns auf dich verlassen.
• Du erledigst deine Aufgaben selbstständig, denkst mit und siehst, was als Nächstes zu tun ist.
• Du hast ein Gespür für Qualität & Details – in Sprache, Organisation und Auftreten.
• Optimalerweise kennst du die Branche (Hotellerie/Gastronomie/Tourismus/Baugewerbe) – auf jeden Fall kennst du den Ton, wenn’s high-class wird.
• Du interessierst dich für KI-Trends und traust dir Digitalisierungs- und KI-Projekte zu.

Was wir bieten

• Unbefristete Vollzeitstelle in Flachau – langfristige Perspektive in einer starken Region
• Kleines, wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen, offener Kommunikation, Transparenz und echter Zusammenarbeit
• Attraktives Gehalt ab € 4.000, – brutto/Monat – mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung – je nach Qualifikation & Erfahrung
• Ein Job mit Impact: Bei uns bist du sichtbar, gestaltest aktiv mit und bringst nicht nur organisatorisch, sondern auch menschlich viel ein
• Modernes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum, Eigenverantwortung und echtem Teamspirit
• Office-Dog-friendly: Fini, unser Bürohund, freut sich über vierbeinige Verstärkung – sofern verträglich
• Vielfältige Benefits, die deinen Alltag leichter und angenehmer machen

Jetzt bewerben

Du willst mitgestalten statt nur verwalten? Sende deine Bewerbung gerne an Frau Ulrike Götz:

jobs@diehrfuechse.at
📩 Kontaktseite